갱신 상담 후 다음 연락을 놓치지 않는 기록법

1. 상담 직후 남긴 원문

가상 고객 김하늘님과 갱신 상담. 현재 보장 내용을 먼저 비교하고 싶다고 함. 목요일까지 비교표를 보내기로 약속. 다음 주 화요일 오후에 확인 전화. 구체적인 보험료와 가입 조건은 아직 확인하지 않음.

메모에 적히지 않은 사실은 추가하지 않습니다. 상대적인 날짜는 기록 시점을 기준으로 실제 달력 날짜를 확인해야 합니다.

2. 확인하고 저장할 항목

3. 휴머노트에서 실행하는 순서

1. 고객 상세에서 갱신·만기 날짜가 정확한지 먼저 확인합니다.
2. 상담 메모에는 고객 요청과 내가 약속한 자료를 구분합니다.
3. 비교표를 보낸 뒤 완료 표시를 하고 다음 연락 날짜를 확정합니다.
4. 부재중이면 연락 결과를 남기고 고객이 동의한 시간으로 다시 정합니다.

4. 연락 결과에 따라 기록 바꾸기

연락이 닿으면 고객이 실제로 답한 내용과 새로 합의한 행동을 기록합니다. 답변을 기다리는 중이라면 완료로 표시하지 말고 확인할 날짜를 남깁니다. 부재중인 경우에는 상담을 마친 것처럼 요약하지 않습니다.

예를 들어 “자료 보냈음”은 내 약속의 완료이고, “고객이 검토했음”은 별도로 확인해야 할 사실입니다. 이 둘을 구분하면 다음 통화에서 같은 설명을 반복하거나 필요한 확인을 빠뜨리는 일을 줄일 수 있습니다.

5. 이 사례에서 주의할 점

관심을 보였다는 이유로 가입 의사로 기록하지 마세요. 질병 상세·주민등록번호·신분증 대신 상담에 필요한 최소한의 정보만 남깁니다.

저장 전 확인 목록

• 고객 이름과 상담 대상이 일치하나요?
• 약속한 자료와 전달 기한이 구체적인가요?
• 희망 일정과 확정 일정을 구분했나요?
• 다음 연락 목적과 날짜를 확인했나요?

이 가이드는 기록 관리 방법을 설명합니다. 개별 계약이나 상품 조건에 대한 판단은 실제 자료와 해당 업무 기준으로 확인하세요.